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Dispositif de lanceurs d’alerte

Signaler un manquement en toute sécurité

Comment signaler une suspicion d’infraction et comment nous protégeons les lanceurs d’alerte.

1. Objectif – Pourquoi ?

Nos valeurs d’entreprise et nos lignes directrices en matière de comportement sont développées dans le Code of Conduct & Ethics de JobRoad. Avec notre Code of Conduct & Ethics, nous voulons exposer les valeurs et les principes de l’entreprise dans notre comportement professionnel et personnel et nous engager à accomplir notre mission de manière éthique.

La présente procédure offre un cadre complémentaire à notre vision et à nos principes en matière de lancement d’alerte, tels que décrits dans le Code of Conduct & Ethics. Elle fournit un cadre pour le signalement interne et pour le suivi des comportements répréhensibles présumés. Nous sommes convaincus que chacun peut et doit donner l’alerte s’il ou elle pense de bonne foi que des pratiques contraires à l’éthique ou des comportements répréhensibles sont en cours.

Le présent dispositif a également été adopté en exécution de la Directive (UE) 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union ainsi que de la législation belge transposant la Directive en droit national. L’objectif général de la directive européenne et de la loi belge est de protéger les lanceurs d’alerte contre les représailles sous quelque forme que ce soit et d’obliger les organisations publiques et privées à mettre en place des procédures formelles de signalement interne et de suivi des signalements.

Nous soulignons que chacun a la responsabilité de contribuer à une culture de transparence et d’ouverture, exempte de représailles, et de la préserver. Plus particulièrement, le management de JobRoad porte une responsabilité importante : agir conformément à nos valeurs fondamentales et à notre politique. Il doit non seulement montrer l’exemple, mais aussi soutenir les membres de ses équipes dans leurs efforts pour faire respecter ces principes.

2. Champ d’application – Qui ?

Conformément à la directive européenne et à la législation belge, le Dispositif de lanceurs d’alerte de JobRoad s’applique non seulement aux travailleurs actuels et futurs, mais aussi aux anciens travailleurs, aux indépendants, aux actionnaires et aux personnes qui font partie de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance, aux bénévoles et aux stagiaires rémunérés ou non, aux candidats à un emploi, ainsi qu’à toutes les personnes qui travaillent sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs.

Par conséquent, les canaux de signalement interne décrits dans le présent dispositif seront ouverts à toutes les parties précitées, qui seront toutes protégées par JobRoad contre les représailles.

3. Comportements répréhensibles – Quoi ?

Le présent Dispositif de lanceurs d’alerte s’applique à tout comportement illégal, contraire à l’éthique ou illégitime, présumé ou avéré (ou à toute tentative d’un tel comportement), qui concerne JobRoad (ci-après les « violations signalables »).
Dans le cadre du présent dispositif, une distinction est établie entre les types suivants de violations signalables :

JobRoad souligne qu’elle protège contre les représailles toutes les personnes qui signalent de bonne foi des violations présumées ou avérées (ou des tentatives de violation), et s’y engage.

4. Blow the whistle! – Comment ?

Les violations du droit de l’Union doivent être détectées, traitées et corrigées à un stade précoce. Il est essentiel de proposer des canaux permettant de signaler des violations ou des comportements répréhensibles (« lancement d’alerte »).

Le présent Dispositif de lanceurs d’alerte vise à offrir des canaux internes permettant de signaler des observations ou des constatations relatives à des violations (présumées) qui concernent JobRoad sans devoir suivre la voie hiérarchique ou le canal habituel. Il ne remplace pas les procédures existantes de traitement des plaintes (individuelles) ou des irrégularités, mais les complète. Les canaux de lancement d’alerte ont été mis en place pour signaler des comportements illégaux, contraires à l’éthique ou illégitimes (ou des tentatives de tels comportements) lorsque ceux-ci ne peuvent pas être signalés par les canaux habituels, tels que le supérieur hiérarchique direct, le responsable RH ou une autre personne régulièrement désignée.

Nous encourageons tous les collaborateurs de JobRoad, les anciens collaborateurs, les indépendants, les actionnaires, les personnes qui font partie de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance, les bénévoles et les stagiaires, les candidats à un emploi, ainsi que toutes les personnes qui travaillent sous la supervision et la direction de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs, à signaler toute forme de violation ou de comportement répréhensible, présumé ou avéré, par l’intermédiaire des canaux internes spécifiques que JobRoad a mis en place. Nous prenons au sérieux tous les signalements reçus et nous nous engageons à examiner chacun d’eux.

Vous pouvez effectuer un signalement de différentes manières :
Si possible, discutez de la question avec votre gestionnaire de signalement en personne, par téléphone ou par e-mail

Melissa Goossens
HR Legal Expert
melissa.goossens@accentjobs.be
+ 32 470 99 25 18

Joke Vancoppernolle
Company Lawyer
joke.vancoppernolle@accentjobs.be
+ 32 496 71 35 52

Si vous ne vous en sentez pas capable, vous pouvez signaler le comportement répréhensible au moyen de notre outil de signalement (SPOT) :

Spot vous permet de dénoncer un comportement répréhensible avéré ou présumé de manière accessible et, si vous le souhaitez, anonyme. Le flux de travail adapté au sein de Spot accompagne les lanceurs d’alerte tout au long du processus. Chaque question est traitée et suivie selon les procédures d’escalade existantes. Ouvrez l’outil via talktospot.com/hohr ou via le code QR.

Bien que JobRoad espère que le signalement d’une préoccupation par l’intermédiaire des canaux de signalement interne apporte une réponse suffisante, raison pour laquelle cette voie est privilégiée, il peut exister des circonstances dans lesquelles il est plus approprié de signaler une préoccupation directement à une instance externe. Le cas échéant, vous pouvez signaler votre préoccupation directement au Médiateur fédéral.

5. Traitement et enquête

Pour chaque signalement, vous recevez un accusé de réception dans un délai de sept jours calendrier. Le gestionnaire de signalement vous indiquera également si le signalement est considéré comme un comportement répréhensible potentiel ou s’il s’agit d’une affaire à traiter selon les procédures de signalement normales. Si cela est jugé nécessaire, le gestionnaire de signalement ouvrira, avec le comité des lanceurs d’alerte (composé de : company lawyer, HR Legal Expert, Audit manager et operations manager), une enquête sur le contenu du signalement.

Au cours de l’enquête, le gestionnaire de signalement peut aussi prendre contact avec vous (via SPOT ou, si possible, directement) pour obtenir des précisions. Comme l’exige la directive européenne, JobRoad doit respecter le droit des personnes mentionnées dans le signalement d’être entendues ainsi que leur droit d’accès à leur dossier, en tenant compte de l’anonymat et de la confidentialité du signalement et de son auteur et sans compromettre l’enquête.

Dans un délai de trois mois à compter de l’accusé de réception, le gestionnaire de signalement fera rapport à l’auteur du signalement, dans la mesure du possible et dans le respect des éventuelles exigences de confidentialité ou questions de vie privée applicables à toute personne faisant l’objet du signalement, sur l’état d’avancement de l’enquête et sur les mesures d’atténuation éventuellement prises.

Tous les signalements sont traités de manière confidentielle et les informations ne sont partagées que selon le principe du « need to know ». Les données de chaque signalement ne sont pas conservées plus longtemps qu’il n’est nécessaire et approprié pour satisfaire aux exigences de la Directive.

Toutes les données à caractère personnel traitées par JobRoad dans le cadre du présent Dispositif de lanceurs d’alerte le sont conformément à la législation applicable et sont exclusivement utilisées pour réaliser les objectifs du présent dispositif.

6. Absence de représailles

L’identité de l’auteur du signalement et toute autre information à partir de laquelle son identité peut être directement ou indirectement déduite restent, dans toute la mesure du possible, confidentielles. Ces informations ne peuvent être divulguées que lorsqu’il s’agit d’une obligation nécessaire et proportionnée imposée par le droit de l’Union ou le droit national dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou de procédures judiciaires. Si des informations sont divulguées, l’auteur du signalement en est informé avant que son identité ne soit révélée, à moins que cette information ne risque de compromettre l’enquête ou la procédure judiciaire concernée.

L’auteur du signalement qui agit de bonne foi et pour des motifs raisonnables (« gegronde redenen »/« motifs raisonnables ») est protégé contre les représailles par le présent Dispositif de lanceurs d’alerte. Le fait de signaler de bonne foi et pour des motifs raisonnables une violation (éventuelle) n’entraîne aucune répercussion, même si le signalement s’avère par la suite non fondé. Cela signifie que l’auteur du signalement ne peut en aucune manière être désavantagé à la suite de son signalement.

Si l’auteur du signalement démontre qu’à la suite de son signalement il est sanctionné, traité injustement ou désavantagé d’une autre manière, il est présumé que le préjudice a été causé en représailles au signalement, à moins que la personne qui a pris la mesure négative ne puisse démontrer que cette mesure était fondée sur des motifs justifiés et n’avait aucun lien avec le signalement effectué par son auteur. S’il ressort de l’enquête qu’un signalement est faux ou a été effectué de mauvaise foi, cela peut constituer un motif pour prendre des mesures appropriées et raisonnables à l’encontre de l’auteur du signalement. Des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement, peuvent être prises à l’encontre de quiconque enfreint les dispositions du présent dispositif.